Guerra al despilfarro: CTC & Lean Management

Se calcula que una empresa, mediana o pequeña, puede estar malgastando aproximadamente un 20 % de sus costes de explotación. Lo cual, si lo trasladamos al % de beneficio respecto sus ventas, que obtiene en su actividad, la cantidad es desorbitada. Reducir la mitad de los despilfarros de la empresa, podría suponer perfectamente duplicar el % de beneficios, pasar de un margen del 5 al 10 %, por ejemplo. Estas cifras son aleatorias, pero si algún gerente de pyme está leyendo esto, seguro que le hace pensar, por lo menos.

Si este mismo comentario, lo adaptamos a la gestión de la administración pública, las cifras pueden, como poco, alarmarnos. Se calcula que el malgasto en la gestión de la administración pública, supera en bastante a la de la empresa privada.

Es más, si lo aplicamos a la gestión familiar, el malgasto puede estar impidiendo, por ejemplo que nos podamos ir o no de vacaciones este año.

La pregunta que nos hacemos a continuación, tras el análisis de este panorama, es ¿podemos actuar sobre el despilfarro? La respuesta es que si, como siempre, analizando y planificando. Pensando antes de hacer.

En la Asociación Balear de Excelencia (www.abaex.es) nos hemos vuelto a plantear este tema, tras haber realizado, en 2007, un taller específico sobre los costes totales de la calidad (CTC). Pero ahora lo vamos a hacer desde la perspectiva no solo del análisis, sino también de las soluciones, y lo aplicaremos a un hotel, un caso real que ha querido colaborar y a la vez beneficiarse del resultado.

Pero ¿cuál es el proceso a seguir? En primer lugar hay que aceptar que por buena que sea nuestra capacidad de gestión, en nuestra actividad cometemos errores que a su vez generan malgasto. Seguidamente debemos aceptar, que existe un % de esos errores que son evitables y otro % que no lo es. Por tanto, este análisis nos lleva a la conclusión que deberíamos conocer qué tipo de errores son los que podemos evitar, para actuar sobre ellos.

Los errores en la actividad empresarial pueden dividirse en dos, los errores internos, que son aquellos que pueden identificarse internamente y los errores externos, que son aquellos que identifica el cliente. Los costes generados por los errores internos, generalmente pueden calcularse. Por ejemplo un pedido mal realizado al proveedor. Debemos sumar: coste de parada operativa por no contar con todos los elementos necesarios para realizar la actividad, coste de llamada al proveedor y gestión del retorno y envio urgente del pedido correcto, coste del tiempo dedicado a nivel administrativo, devolución de la factura, cambio en el programa de contabilidad, ingreso de la nueva factura, tiempo de recepción del nuevo pedido, coste de la reunión interna de análisis del problema generado, entre otros. La suma de costes generados por un solo error de este tipo, puede estar de media entorno a los 800 euros, dependiendo la actividad y el número de personas afectados. Recuerdo por ejemplo que una parada de una línea de montaje de una empresa de automoción donde trabajé, por culpa de un proveedor, generaba una multa sobre éste de unos 12.000 euros por minuto de parada. Podemos hacernos una idea de la importancia de la calidad de los pedidos en algunos sectores.

Los errores externos, aquellos que encuentra el cliente, generan un coste que se puede dividir en dos partes, una parte tangible, que podemos calcular como hemos hecho con los errores internos, pero hay otra que es intangible, que tiene que ver con la mala imagen proyectada en el cliente. César Camisón, en su libro Costes Totales de la Calidad, propone un método, que comentaremos en el taller de Abaex.

Para acabar este post sobre los costes de la no calidad, de los errores en la empresa, quiero comentar un tercer tipo de coste, identificado por un grupo de trabajo de Abaex, hace 6 años, son los costes de oportunidad.

Los costes de oportunidad, son los costes que genera el no aprovechar las oportunidades que pasan por delante de toda empresa, siendo la causa de este error, el perfil directivo y el sistema de gestión, enfocado al día a día y no al análisis, a la planificación y a la cooperación externa. Los costes de oportunidad también se multiplican por la existencia de los errores por fallos internos y externos, que reducen la capacidad económica de la empresa e impiden las inversiones en, por ejemplo, innovación.

Sirva este post, como preámbulo del que será el próximo taller gratuito de Abaex:

Información taller CTC & Lean Management aplicado a un hotel

Planificar tu futuro profesional

Antes de realizar una conferencia, un curso, un taller o una simple reunión, intento visualizar cómo se ha de desarrollar. Es un hábito que sé utilizan muchas personas, y que por mucha experiencia que tengan en hablar en público o en coordinar una reunión, lo suelen repetir.

Es simple, previo a tu ponencia, vas desarrollando mentalmente posibles cauces por donde podría ir la conversación o la exposición. En qué punto deberás remarcar algo. Dónde debes parar y hacer un receso, si es posible. Y es importante también el espacio, dónde se realizará, tipo de auditorio, cómo estarán dispuestas las mesas y las sillas, si habrá o no suficiente luz. Con todo ello, esa visualización se hace cada vez más real.

Llevo una semana pensando y visualizando la conferencia que he impartir en la jornada de mañana miércoles, 24 de Abril, en el VII Fórum d'Ocupació  de la Universitat de les Illes Balears (www.uib.es).

El tema, para variar, es doble: la explicación de un método que uso y estoy convencido de su fiabilidad, como es el mapa mental y, por otro lado, la explicación sobre cómo un/a estudiante universitario/a podría diseñar su futuro profesional.

Con la necesidad de seguir viendo cada vez más real esa ponencia, hoy me he puesto a dibujar, con lápiz y colores, un mapa mental genérico sobre la planificación del futuro profesional de un/a estudiante. Y lo he visto más claro:































Me han salido 6 ramas, que podrían ser 6 posibles deseos profesionales de un estudiante "tipo" universitario: visto lo visto quizás quiera EMPRENDER, también empieza a ser consciente de la importancia de las RELACIONES HUMANAS, de desarrollar y enfocarse a lo que deberá ser su PROFESIÓN, que estará limitada si no domina varios IDIOMAS y las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) a nivel personal, así como la FORMACIÓN CONTINUA, para no perder el tren, con el paso del tiempo. Podríamos incluir otras ramas, que como ideas, pueden depender de la persona que se plantee este sano ejercicio de pensar en su futuro profesional. Por ejemplo podríamos plantearnos en el mapa mental, a nivel primario, la INVESTIGACIÓN, o el conocimiento de OTRAS CULTURAS y por tanto la necesidad de viajar.

Este de hoy, puede considerarse un primer apunte de lo que será mañana. O sea del planteamiento que haremos, todos en general y cada uno en particular.

Planificación creativa con mapas mentales

¿Qué son los mapas mentales?

Los mapas mentales han cambiado mi vida. Vaya inicio. Parece que vaya a venderos una pócima mágica. En parte así lo veo.

El mapa mental es un método que permite desarrollar ideas de manera enfocada y estructurada, pero a la vez de manera libre y creativa. Aun siendo ideas antagónicas, esto es posible.
Los mapas mentales tienden a formar una red, como una tela de araña, a partir de una idea central, crecen radialmente y hacia fuera.  Tal como ocurre en la estructura mental femenina. Una persona con ese tipo de estructura de pensamiento, es capaz de ver soluciones donde a simple vista no las hay. Todo es posible. Es capaz de relacionar ideas que a priori nunca podrían  combinar. Es la estructura de las personas que no se quedan con la primera impresión. Que piensan más allá. Que leen entre líneas. Capaces de plantear una estrategia ganadora, ante cualquier propósito.
En contraposición a ese tipo de pensamiento, está la estructura mental masculina, decididamente ordenada y predecible. Sigue una línea conceptual y lógica. Cuando una persona con este tipo de pensamiento hace algo, podemos adivinar por qué lo hace y cuál será su siguiente decisión o acción. Este tipo de pensamiento es evidentemente útil para ejecutar cualquier proyecto. Sin duda parece que servirá en el proceso operativo.

¿Para qué sirven?

Los mapas mentales por tanto, pueden ayudar a explotar ideas, a partir de un objetivo central. Sirven para dirigir la creatividad de un equipo o la propia. ¿Quién no ha tenido la impresión que le pasan ideas por la cabeza, de manera repetida, pero nunca sabe cómo ponerlas en valor? Los mapas mentales ayudan a ordenar ideas que vuelan a nuestro alrededor.

El proceso que puede seguirse con los mapas mentales es, primero pienso, luego ordeno y finalmente planifico la acción.

 ¿Cómo utilizarlos?

En primer lugar es clave tener claro cuál es el objetivo de nuestro proyecto. En ocasiones definir el objetivo con un verbo en infinitivo suele ayudar. Por ejemplo, “planificar mi vida” o “encontrar trabajo” o “desarrollar un mapa mental”. Una vez lo hemos definido, podemos escribirlo en medio de una hoja en blanco. A partir del objetivo, extraemos entre 5 y 8 líneas radialmente, y en el otro extremo de éstas, escribimos las ideas de nivel primario.  Por ejemplo, a nivel primario, en el proyecto “planificar mi vida”, pondría “qué quiero”, “qué me gusta”, “qué puedo hacer”, “con quién”. A nivel primario, en el proyecto “encontrar trabajo”, pondría “qué se hacer bien”, “dónde buscar trabajo”, “establecer mi red de contactos”.  A nivel primario en el proyecto “desarrollar un mapa mental” pondría “cuál es el objetivo”, “cuántos niveles exploto”, “qué criterios utilizo en cada nivel”, “solo o en equipo”. A nivel secundario, en el primer caso, “planificar mi vida” (objetivo) y “qué quiero” (nivel primario), pondría “ser feliz” y “hacer feliz”, por ejemplo. Y de esta manera podríamos hacer crecer cualquiera de los tres mapas mentales planteados, hasta el nivel de detalle deseado.

La pregunta del millón es, ¿mejor con hoja en blanco o con una aplicación informática? Depende de cada uno y de donde te pille la necesidad o la inspiración. Hay quien incluso ha desarrollado en su iPAD el mapa mental de su vida y lo va actualizando día a día. Si estás leyendo esto, perdona por hacerlo público, y gracias por compartirlo conmigo. Quién eres solo lo se yo, pero seguro que ¡tu familia, jefes y amigos lo disfrutan!

En cuanto a las aplicaciones open source del mercado son casi infinitas. Por decir alguna gratuita, en mi caso utilizo CMAPTOOLS y FREEMIND, pero aconsejo buscar, probar y decidirse.

¿Cuándo utilizarlos?

Las personas que hemos incorporado el mapa mental como utilidad cotidiana, tanto a nivel personal como profesional, lo utilizamos para fines sorprendentes y en momentos insospechados. Tengo un amigo que los utiliza para ligar. Se plantea un objetivo, explota ideas para conseguirlo, en varios niveles, aunque en este caso, como suele pasar, el problema está en la ejecución de alguna idea primaria, por ejemplo en “hazle reir” o “sorpréndela”.

En mi caso, utilizo los mapas mentales para plantear una reunión complicada. Cuando llego a la misma, cuento con un mapa explotado de ideas ordenadas, útil como índice de temas a tratar. En el proceso de diseño de un proyecto, siempre utilizo el mapa mental para establecer las fases (nivel primario) y las actividades (nivel secundario). En el momento de plantear el índice de un libro, de un informe, de un artículo o de un post como éste, el mapa mental siempre es el primer paso (ver el gráfico “post mapas mentales”). Incluso lo he utilizado para asesorar a personas o empresas, con problemas o proyectos que necesitan desarrollar, pero no saben cómo.

A tener en cuenta

Algunas sugerencias de uso, por la experiencia de más de 15 años utilizando esta herramienta. En primer lugar debéis tener en cuenta que vuestros mapas mentales son vuestro conocimiento, son vuestra estrategia, son vuestro “secreto”. Por tanto, utilizad su resultado, pero evitad enseñarlo si no es necesario. En segundo lugar tened en cuenta que no siempre es la herramienta adecuada ni debe utilizarse para todo. No hace falta planificar todo en la vida. Y por último, combinad siempre el uso de mapa mental en la planificación, con la improvisación propia de los latinos, ante los imprevistos. Es sin duda una combinación perfecta.